Der allgemeine Ablauf: Von Daten zu Wissen

KnowStack folgt einem klaren, linearen Workflow. Wenn Sie diesen Ablauf verstehen, können Sie schnellstmöglich von der Plattform profitieren. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – daher erzielen Sie die besten Ergebnisse, wenn Sie die Schritte der Reihe nach durcharbeiten.

Die vier Phasen

Stellen Sie sich KnowStack als eine Pipeline mit vier Phasen vor. Die Daten fließen in eine Richtung: von den Rohdatenquellen über die KI-Verarbeitung in eine strukturierte Wissensdatenbank, die Ihr Team täglich durchsuchen und nutzen kann.

1. Erfassen: Bringen Sie Ihre Daten in KnowStack ein („Quellen“ in der Seitenleiste)
2. Generieren: Lassen Sie die KI aus diesen Daten eine strukturierte Wissensdatenbank erstellen („Basis generieren“ in der Seitenleiste)
3. Verfeinern: Überprüfen, bearbeiten und organisieren Sie die generierten Inhalte (die Seite der Wissensdatenbank)
4. Nutzen: Durchsuchen, teilen und exportieren Sie Ihr Wissen und bauen Sie darauf auf (die Seite der Wissensdatenbank und Integrationen)

Phase 1: Daten erfassen

Beginnen Sie mit „Quellen“ in der Seitenleiste. Hier verbinden und importieren Sie alle Rohinformationen, die KnowStack in Wissen verwandelt. Sie können so viele Quellen nutzen, wie Ihr Plan erlaubt, und müssen nicht alles auf einmal erfassen: Sie können jederzeit weitere hinzufügen.

• Websites crawlen – Geben Sie eine URL ein, und KnowStack extrahiert Texte von allen Seiten dieser Domain. Ideal für Produktwebsites, Hilfecenter und Mitbewerberseiten.
• E-Mail verbinden – Verknüpfen Sie Ihr Gmail-Konto über OAuth oder einen beliebigen E-Mail-Anbieter über IMAP. Wählen Sie aus, welche Labels einbezogen werden sollen, wie weit zurück Nachrichten abgerufen werden und welche Kategorien ausgeschlossen werden.
• Dokumente hochladen – Ziehen Sie PDFs, Word-Dokumente, Textdateien oder CSVs per Drag-and-Drop hinein (bis zu 25 MB pro Datei). Die KI extrahiert den Inhalt automatisch.
• Besprechungstranskripte importieren – Laden Sie Transkriptdateien aus Tools wie Otter.ai, Fireflies oder Fathom hoch.
• Telegram verbinden – Authentifizieren Sie sich mit Ihrer Telefonnummer und rufen Sie Nachrichten aus privaten Chats und Gruppenunterhaltungen ab.
• Slack verbinden – Autorisieren Sie Ihren Workspace über OAuth und wählen Sie aus, welche Kanäle synchronisiert werden sollen.

Stufe 2: Wissensdatenbank generieren

Sobald Sie Daten gesammelt haben, klicken Sie in der Seitenleiste auf „Basis generieren“. Dadurch öffnet sich der Assistent „Wissensdatenbank generieren“, in dem die KI alles analysiert, was Sie gesammelt haben, und daraus eine strukturierte Wissensdatenbank erstellt.

1. Wählen Sie aus, welche gesammelten Daten einbezogen werden sollen – alle Ihre Quellen sind nach Typ geordnet und können per Checkbox einzeln ausgewählt werden. Sie müssen nicht alles einschließen.
2. Konfigurieren Sie Ihre Wissensdatenbank – vergeben Sie einen Namen, wählen Sie eine Ausgabesprache und legen Sie fest, welche Abschnitte die KI generieren soll. Sie können Standardabschnitte aktivieren oder deaktivieren und eigene Abschnitte mit individuellen Titeln und Beschreibungen hinzufügen.
3. Klicken Sie auf „Generieren“ – die KI verarbeitet Ihre Daten und erstellt die Wissensdatenbank im Hintergrund. Ein Echtzeit-Fortschrittsbildschirm zeigt Ihnen, welche Abschnitte gerade generiert werden.
4. Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn die Generierung abgeschlossen ist – dieser Vorgang dauert je nach Datenmenge in der Regel 1–5 Minuten. Sie werden benachrichtigt, sobald die Wissensdatenbank bereitsteht.

Stufe 3: Wissensdatenbank verfeinern

Die KI liefert Ihnen einen soliden Ausgangspunkt – überprüfen und verfeinern Sie das Ergebnis anschließend. Gehen Sie zur Seite „Wissensdatenbank“, um Ihre generierte Wissensdatenbank anzusehen.

• Inhalte prüfen – Lesen Sie jeden Abschnitt durch und überprüfen Sie die Richtigkeit, insbesondere bei geschäftskritischen Informationen wie Richtlinien, Preisen und Compliance-Details.
• Alles bearbeiten – Klicken Sie auf einen beliebigen Abschnitt, um den Rich-Text-Editor zu öffnen. Sie können Texte ändern, die Formatierung anpassen, neue Inhalte hinzufügen oder nicht relevante Inhalte entfernen.
• Neu anordnen – Verschieben Sie Abschnitte und Unterabschnitte per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge. Fügen Sie neue Abschnitte hinzu oder löschen Sie nicht benötigte.
• Inhaltsblöcke hinzufügen – Jeder Unterabschnitt unterstützt Absätze, Aufzählungslisten, nummerierte Listen, Überschriften, Hinweise, Warnungen, Codeblöcke, Zitate, Beispiele, Zusammenfassungen und Tabellen.
• Zugriffssteuerung einrichten – Legen Sie fest, welche Teamrollen die Wissensdatenbank anzeigen oder bearbeiten dürfen. Nutzen Sie die Funktion „Ansicht als“, um zu prüfen, was verschiedene Rollen sehen werden.

Phase 4: Nutzen Sie Ihr Wissen

Jetzt kann Ihr Team täglich Nutzen aus der Wissensdatenbank ziehen.

• KI-Suche — Stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache (z. B. „Was ist unsere Rückgaberichtlinie für Enterprise-Konten?“) und erhalten Sie Antworten, die auf den Inhalten Ihrer Wissensdatenbank beruhen, mit Quellenangaben.
• Mit dem Team teilen — Laden Sie Teammitglieder ein und weisen Sie Rollen zu, damit die richtigen Personen Zugriff haben. Neue Mitarbeiter können die Wissensdatenbank vom ersten Tag an durchsuchen.
• Exportieren — Erstellen Sie PDF-Exporte (mit Ihrem Firmenbranding) oder CSV-Exporte, um Inhalte mit externen Beteiligten zu teilen oder offline zu nutzen.
• Aktuell halten — Fügen Sie jederzeit neue Datenquellen hinzu und nutzen Sie die iterative Generierung, um Ihre Wissensdatenbank zu erweitern, ohne von vorn zu beginnen. Manuelle Änderungen bleiben dank Konflikterkennung erhalten.

Der kontinuierliche Zyklus

KnowStack ist keine einmalige Einrichtung. Mit der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens wiederholt sich der Zyklus ganz natürlich:

1. Neue Informationen kommen hinzu — ein neuer Produktlaunch, eine Richtlinienänderung, ein neues Client-Onboarding
2. Neue Daten erfassen — aktualisierte Webseiten crawlen, aktuelle E-Mails synchronisieren, neue Dokumente hochladen
3. Neu generieren oder erweitern — mit iterativer Generierung neues Wissen zur bestehenden Wissensdatenbank hinzufügen, ohne manuelle Bearbeitungen zu verlieren
4. Verfeinern — neue Inhalte prüfen und bei Bedarf anpassen
5. Ihr Team hat stets die aktuellsten Informationen — keine veralteten Dokumente, keine widersprüchlichen Versionen

Kurzübersicht: Was Sie wo finden