Zugriffskontrolle
Mit der Zugriffskontrolle können Sie detaillierte Berechtigungen für Ihre Wissensdatenbank festlegen. Sie bestimmen, welche Rollen bestimmte Bereiche anzeigen, bearbeiten oder verwalten dürfen – so sehen Teammitglieder nur die Inhalte, die für ihre Aufgaben relevant sind.
So funktioniert die Zugriffskontrolle
Der Zugriff wird auf Bereichsebene verwaltet. Jeder Bereich kann für verschiedene Rollen unterschiedliche Zugriffsebenen haben. Die Zugriffsebenen sind hierarchisch aufgebaut:
- Lesen -- Kann den Bereichsinhalt anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen
- Bearbeiten -- Kann den Bereichsinhalt anzeigen und ändern
- Löschen/Admin -- Vollständige Kontrolle, einschließlich der Möglichkeit, den Bereich zu löschen
Zugriffsberechtigungen festlegen
- Öffnen Sie Ihre Wissensdatenbank und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Zugriff verwalten“.
- Die Wissensdatenbank wechselt in den „Zugriffsmodus“, in dem Sie Abschnitte auswählen können.
- Markieren Sie die Abschnitte, für die Sie Berechtigungen festlegen möchten.
- Am unteren Rand erscheint eine schwebende Aktionsleiste. Klicken Sie auf „Zugriff festlegen“.
- Wählen Sie im Zugriffsdialog die Zugriffsebene (Lesen, Bearbeiten oder Admin) und die Rollen, die diesen Zugriff erhalten sollen.
- Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Berechtigungen zu speichern.
Funktion „Ansicht als“
Die Funktion „Ansicht als“ ermöglicht es Administratoren, die Wissensdatenbank so in der Vorschau anzuzeigen, wie sie einer bestimmten Rolle erscheinen würde. Dies ist nützlich, um zu überprüfen, ob die Zugriffsberechtigungen korrekt festgelegt sind, bevor die Wissensdatenbank mit dem Team geteilt wird.
- Suchen Sie das Dropdown-Menü „Ansicht als“ oben im Inhaltsbereich der Wissensdatenbank.
- Wählen Sie eine Rolle aus dem Dropdown-Menü aus.
- Die Wissensdatenbank wird neu geladen und zeigt nur die Abschnitte an, auf die diese Rolle zugreifen kann.
- Klicken Sie auf „Ansicht als beenden“ oder wählen Sie Ihre eigene Rolle aus, um zur normalen Ansicht zurückzukehren.
Unternehmensadministratoren und Wissensdatenbank-Eigentümer haben stets vollen Zugriff auf alle Abschnitte, unabhängig von rollenbasierten Berechtigungen. Die Zugriffssteuerung betrifft ausschließlich Teammitglieder ohne Administratorrechte.
Die Zugriffskontrolle gilt innerhalb Ihres Unternehmens. Um eine Wissensdatenbank einem anderen Unternehmen zu geben, senden Sie ihm mit „Teilen“ und dann „Kopie senden…“ eine Kopie. Es erhält eine eigene, unabhängige Kopie, und Ihre Zugriffseinstellungen werden nicht mitkopiert. Siehe Eine Kopie an ein anderes Unternehmen senden.