Häufige Fragen

Welche Datenquellen kann ich verbinden?

KnowStack unterstützt sechs Datenquellentypen: Website-Crawling, E-Mail (Gmail und IMAP), Dokument-Upload (PDF, DOCX, TXT, CSV), Meeting-Transkript-Upload, Telegram und Slack. Externe Integrationen (Websites, E-Mail, Telegram, Slack) erfordern einen Professional-Plan oder höher. Dokument- und Meeting-Uploads sind in allen Plänen verfügbar.

Wie lange dauert die Generierung einer Wissensdatenbank?

Die Generierungsdauer hängt von der Menge der zu verarbeitenden Daten ab. Ein kleiner Datensatz (einige Webseiten und Dokumente) ist in der Regel in 1–3 Minuten abgeschlossen. Größere Datensätze (Tausende von E-Mails, mehrere Websites) können 10–30 Minuten in Anspruch nehmen. Während der Generierung sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit und erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Kann ich die generierte Wissensdatenbank bearbeiten?

Ja. Jeder Abschnitt der generierten Wissensdatenbank ist vollständig mit einem Rich-Text-Editor bearbeitbar. Sie können Texte ändern, neue Abschnitte hinzufügen, Abschnitte neu anordnen und die Formatierung anpassen. Ihre Änderungen bleiben erhalten, wenn Sie iterative Aktualisierungen mit neuen Daten durchführen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, läuft Ihr Plan bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter. Danach wird Ihr Arbeitsbereich auf den Starter-Plan zurückgesetzt. Ihre Daten (gesammelte Quellen und Wissensdatenbanken) bleiben erhalten, aber Funktionen, die über die Starter-Limits hinausgehen, sind nicht mehr verfügbar. Sie können Ihr Abonnement jederzeit reaktivieren, um wieder Zugang zu erhalten.

Sind meine Daten sicher?

Ja. KnowStack ist CASA-zertifiziert – es hat Googles Cloud Application Security Assessment bestanden, eine unabhängige Prüfung durch TAC Security (ein autorisiertes App Defense Alliance-Labor) nach OWASP ASVS-Standards. Alle Daten werden während der Übertragung verschlüsselt (TLS), und sensible Zugangsdaten werden im Ruhezustand verschlüsselt (AES-256). OAuth-Integrationen legen Ihre Passwörter niemals offen. Die Daten sind auf Datenbankebene vollständig pro Unternehmen isoliert. Alle Erkenntnisse aus dem Sicherheits-Assessment wurden behoben und verifiziert. Weitere Details finden Sie im Abschnitt „Sicherheit".

Können verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Teile der Wissensdatenbank sehen?

Ja. KnowStack unterstützt Zugriffskontrolle auf Abschnittsebene. Administratoren können festlegen, welche Rollen Lese-, Bearbeitungs- oder Administratorzugriff auf bestimmte Abschnitte haben. Die Funktion „Ansicht als" ermöglicht es Administratoren, die Wissensdatenbank aus der Perspektive einer beliebigen Rolle in der Vorschau anzuzeigen, um sicherzustellen, dass die Berechtigungen korrekt gesetzt sind.

Was ist iterative Generierung?

Die iterative Generierung ermöglicht es Ihnen, eine bestehende Wissensdatenbank mit neuen Daten zu aktualisieren, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen. Wählen Sie Ihre vorhandene Wissensdatenbank als Quelle zusammen mit den neuen Daten aus – die KI führt die Inhalte intelligent zusammen, bewahrt Ihre manuellen Änderungen und löst Konflikte zwischen alten und neuen Informationen auf.

Wie funktioniert die Abrechnung der KI-Nutzung?

Jeder Tarif verfügt über ein monatliches KI-Nutzungslimit. KI-Operationen (Generierung der Wissensdatenbank, KI-Suche, Datenzusammenfassung) verbrauchen dieses Budget abhängig vom Volumen der verarbeiteten Daten. Den aktuellen Verbrauch können Sie auf der Seite „Abrechnung" einsehen. Wenn Sie das Limit erreichen, können Sie den nächsten Abrechnungszeitraum abwarten, Ihren Tarif upgraden oder den aktuellen Betrag sofort bezahlen, um fortzufahren.

Kann ich meine Wissensdatenbank exportieren?

Ja. KnowStack unterstützt den Export als PDF (mit Unternehmensbranding und formatiertem Inhalt) sowie als CSV (für die Tabellenanalyse). Exporte werden im Hintergrund verarbeitet, und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit einem Download-Link, sobald der Export bereit ist.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Sie können die Ausgabesprache Ihrer Wissensdatenbank während der Generierung frei wählen. Die KI kann Inhalte in vielen Sprachen erstellen – unabhängig von der Sprache der Quelldaten. Das bedeutet: Sie können beispielsweise englische E-Mails einlesen und erhalten eine Wissensdatenbank auf Spanisch, Deutsch, Französisch oder in einer anderen unterstützten Sprache.

Was ist die Automatisierungsfunktion?

Die Automatisierungsfunktion ist in Kürze verfügbar. Sie ermöglicht es Ihnen, intelligente Workflows auf Basis Ihrer Wissensdatenbank zu erstellen – einschließlich Auslösern, Aktionen und KI-gestützten automatisierten Antworten. Bleiben Sie gespannt auf weitere Updates.

Welche Dateiformate kann ich hochladen, und wie groß darf eine Datei sein?

KnowStack unterstützt PDF-, DOCX-, TXT- und CSV-Dateien mit einer Größe von bis zu 25 MB pro Datei. PDF- und DOCX-Dateien werden durch eine KI-gestützte Textextraktion verarbeitet, sodass der Inhalt direkt für die Generierung der Wissensdatenbank bereitsteht. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig über die Seite „Datenerfassung

Wie verbinde ich mein Gmail-Konto?

Gehen Sie zu „Datenerfassung

Werden auch E-Mail-Konten unterstützt, die kein Gmail sind?

Ja. Neben Gmail (über OAuth) können Sie jedes E-Mail-Konto per IMAP verbinden. Gehen Sie zu „Datenerfassung

Was passiert, wenn ein Web-Crawl fehlschlägt?

Wenn beim Crawlen Fehler auftreten (Website nicht erreichbar, Zeitüberschreitungen, Zugriff blockiert), erhalten Sie eine Benachrichtigung über das Glockensymbol oben im Dashboard. Sie können einsehen, welche Seiten erfolgreich verarbeitet wurden und welche nicht, und den Crawl anschließend erneut starten. Es können nur öffentlich zugängliche Seiten gecrawlt werden – Seiten hinter Login-Schranken oder Bezahlschranken werden nicht erfasst.

Wie viele Seiten kann ich pro Website crawlen?

Das hängt von Ihrem Tarif ab. Der Starter-Tarif (kostenlos) enthält kein Web-Crawling. Professional-Tarife erlauben bis zu 100 Seiten pro Crawl. Business- und Enterprise-Tarife haben kein Seitenlimit.

Kann ich Slack und Telegram verbinden?

Ja. Slack wird über OAuth verbunden – autorisieren Sie Ihren Workspace und wählen Sie aus, welche Kanäle synchronisiert werden sollen. Der Nachrichtenverlauf wird abgerufen und im Hintergrund automatisch aktuell gehalten. Telegram wird über eine Telefonnummernverifizierung mit einem Einmalcode verbunden. Nach der Authentifizierung können Sie Nachrichten aus privaten Chats und Gruppenunterhaltungen abrufen. Beide Integrationen führen Hintergrundsynchronisierungen durch, sodass neue Nachrichten automatisch erfasst werden.

Was sind die Unterschiede zwischen den Tarifen?

Starter (kostenlos) umfasst 3 Benutzer, 3 Wissensdatenbanken, 3 KI-Suchen pro Tag und keine Datenquellen-Integrationen. Professional bietet 10 Benutzer, 10 Wissensdatenbanken, unbegrenzte KI-Suche, 100 Crawl-Seiten und alle Datenquellen mit einem KI-Nutzungslimit von 10 $/Monat. Business erweitert dies auf 30 Benutzer, unbegrenzte Wissensdatenbanken, unbegrenztes Crawling, Multi-Unternehmens-Unterstützung und ein KI-Limit von 20 $/Monat. Enterprise hebt alle Limits auf und hat ein KI-Limit von 50 $/Monat. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Preisseite.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja. Die Professional- und Business-Tarife bieten eine 7-tägige kostenlose Testphase mit demselben KI-Nutzungslimit wie der kostenpflichtige Tarif. Für den Start ist eine Kreditkarte erforderlich – Sie werden erst nach Ablauf der Testphase belastet. Jedes Unternehmen erhält eine Testphase. Sie erhalten 3 Tage vor Ende der Testphase eine Erinnerungs-E-Mail. Ihr Abonnement startet automatisch, sofern Sie nicht kündigen. Wenn Sie kündigen, wird die KI-Nutzung während der Testphase dennoch Ihrer Karte belastet.

Was passiert, wenn ich mein KI-Nutzungslimit erreiche?

Wenn Ihre KI-Nutzung das monatliche Limit Ihres Tarifs erreicht, werden weitere KI-Operationen (Wissensdatenbank-Generierung, KI-Suche, Zusammenfassung) bis zum nächsten Abrechnungszeitraum pausiert. Sie erhalten eine Warnmeldung, wenn Sie sich dem Limit nähern, und Ihr KI-Guthaben ist jederzeit in der Seitenleiste sichtbar. Um sofort fortzufahren, können Sie Ihren Tarif upgraden, das aktuelle Guthaben vorzeitig über die Schaltfläche „Jetzt bezahlen" begleichen oder auf den nächsten Abrechnungszeitraum warten.

Kann ich meinen Tarif jederzeit ändern oder kündigen?

Ja. Sie können Ihren Tarif jederzeit in den Unternehmenseinstellungen upgraden, downgraden oder kündigen. Upgrades werden sofort mit anteiliger Abrechnung wirksam. Downgrades und Kündigungen gelten bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums. Bei einer Kündigung bleiben Ihre Daten erhalten – Sie verlieren lediglich den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen. Sie können Ihr Abonnement jederzeit vor Ablauf des Zeitraums wieder aktivieren.

Wie tief kann die Struktur meiner Wissensdatenbank gehen?

Wissensdatenbanken verwenden eine strikte zweistufige Hierarchie: Abschnitte auf oberster Ebene und Unterabschnitte innerhalb dieser. Inhaltsblöcke (Absätze, Listen, Hinweise usw.) können nur zu Blattabschnitten hinzugefügt werden – also zu Abschnitten, die keine Unterabschnitte haben. Dies hält Ihre Wissensdatenbank übersichtlich und navigierbar. Abschnitte und Unterabschnitte können per Drag-and-Drop neu angeordnet werden.

Kann ich sehen, wer Änderungen an der Wissensdatenbank vorgenommen hat?

Ja. Jede Wissensdatenbank verfügt über einen Verlaufs-Drawer, der alle Bearbeitungen mit Zeitstempel und dem jeweiligen Benutzer aufzeichnet. Änderungen werden sowohl auf Abschnittsebene (erstellt, aktualisiert, verschoben, gelöscht) als auch auf Blockebene (erstellt, aktualisiert, gelöscht, neu angeordnet) verfolgt. Sie können die vollständige Bearbeitungshistorie einsehen und nachvollziehen, wie sich Ihre Wissensdatenbank entwickelt hat.

Welche Inhaltsblock-Typen stehen im Wissensdatenbank-Editor zur Verfügung?

Der Editor unterstützt Absätze, Aufzählungslisten, nummerierte Listen, Überschriften, Hinweise (hervorgehobene Tipp-Boxen), Warnungen (Vorsicht-Boxen), Code-Blöcke, Zitate, Beispiele, Zusammenfassungen und Tabellen. Blöcke lassen sich über einen Rich-Text-Editor mit Drag-and-Drop-Unterstützung hinzufügen, bearbeiten, löschen und neu anordnen.

Werden meine manuellen Bearbeitungen durch eine erneute Generierung der Wissensdatenbank überschrieben?

Nicht automatisch. Wenn Sie die iterative Generierung verwenden, um eine Wissensdatenbank mit neuen Daten zu aktualisieren, erkennt KnowStack alle manuellen Änderungen, die Sie vorgenommen haben. Nicht konfliktbehaftete Änderungen werden automatisch zusammengeführt. Falls der neue KI-Inhalt mit einer Ihrer Bearbeitungen in Konflikt steht, führt Sie ein Konfliktlösungs-Assistent durch die Auswahl der zu behaltenden Version. Ihre Bearbeitungen werden niemals stillschweigend überschrieben.

Wie funktionieren Benachrichtigungen?

KnowStack verfügt über ein Echtzeit-Benachrichtigungssystem mit über 40 Benachrichtigungstypen. Benachrichtigungen erscheinen im Dropdown-Menü des Glocken-Symbols im Dashboard. Kritische Ereignisse – wie das Entfernen eines Teammitglieds, der Abschluss einer Wissensdatenbank-Generierung oder KI-Kontingent-Warnungen – lösen zusätzlich E-Mail-Benachrichtigungen aus. Sie können Ihre Benachrichtigungen im Benachrichtigungsbereich filtern und verwalten.

Gibt es ein Aktivitätsprotokoll?

Ja. Der Aktivitäts-Stream verfolgt alle Aktionen in Ihrem Workspace – Benutzerverwaltung, Berechtigungsänderungen, Bearbeitungen der Wissensdatenbank, Datenerfassungsaufgaben und mehr. Sie können nach Teammitglied, Ereigniskategorie und Zeitraum filtern (heute, letzte 7 Tage, letzte 30 Tage oder benutzerdefinierter Zeitraum). Aktivitätsdaten werden 120 Tage lang gespeichert.

Wie erhalte ich Hilfe, wenn ich ein Problem habe?

Nutzen Sie das Support-Ticket-System, das Sie über den Bereich „Hilfe" in der Seitenleiste erreichen. Reichen Sie ein Ticket ein, das Ihr Problem beschreibt, fügen Sie bei Bedarf Dateien an, und unser Team antwortet Ihnen in einem Thread. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Ihr Ticket eine Antwort erhält oder sich sein Status ändert. Alle Ihre Tickets und deren aktuellen Status können Sie auf der Support-Seite einsehen.

Kann ich KnowStack für mehrere Unternehmen oder Abteilungen nutzen?

Die Unterstützung mehrerer Unternehmen ist in den Business- und Enterprise-Tarifen verfügbar. Jeder Unternehmens-Workspace verfügt über eigene Daten, Wissensdatenbanken, Teammitglieder und Abrechnung – vollständig voneinander getrennt. Dies ist besonders nützlich für Agenturen, die mehrere Kunden verwalten, oder für Organisationen mit eigenständigen Geschäftsbereichen. Die Starter- und Professional-Tarife unterstützen jeweils ein einzelnes Unternehmen.

Verfügt KnowStack über einen Dunkelmodus?

Ja. Aktivieren Sie den Dunkelmodus über den Design-Schalter im Dashboard. Ihre Einstellung wird gespeichert und bleibt sitzungsübergreifend erhalten. Das dunkle Design gilt für alle Dashboard-Seiten, einschließlich des Wissensdatenbank-Editors, der Datenerfassung und der Einstellungen.

Was passiert, wenn ich mein Konto lösche?

Die Kontolöschung entfernt Ihre Benutzerdaten dauerhaft. Ein Hintergrundprozess verarbeitet die Löschung, um sicherzustellen, dass alle zugehörigen Daten bereinigt werden. Support-Tickets, die Sie zuvor eingereicht haben, behalten einen Snapshot Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse zur Nachvollziehbarkeit, aber Ihr Konto und Ihre persönlichen Daten werden entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Kann ich anpassen, welche Gmail-Kategorien ausgeschlossen werden?

Ja. Bei der Konfiguration Ihrer Gmail-Verbindung können Sie bestimmte Kategorieausschlüsse aktivieren oder deaktivieren – Werbung, Soziale Netzwerke, Updates und Foren. Standardmäßig sind diese Kategorien ausgeschlossen, damit Ihre Daten auf relevante Korrespondenz fokussiert bleiben. Sie können jedoch einzelne oder alle Kategorien einschließen, wenn diese E-Mails wertvolles Wissen für Ihr Team enthalten.

Wie funktionieren Team-Einladungen?

Gehen Sie zu den Team-Einstellungen, um neue Mitglieder per E-Mail einzuladen. Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, um Ihrem Arbeitsbereich beizutreten. Ausstehende Einladungen haben ein Ablaufdatum und können jederzeit erneut gesendet oder widerrufen werden. Sobald ein Mitglied beigetreten ist, können Sie seine Rolle zuweisen, um den Zugriff und die Bearbeitungsrechte zu steuern. Rollenänderungen und das Entfernen von Mitgliedern werden im Aktivitätsverlauf protokolliert und lösen Benachrichtigungen aus.