Häufige Fragen

Welche Datenquellen kann ich verbinden?

KnowStack unterstützt diese Datenquellen: Website-Crawling, E-Mail (Gmail und IMAP), Dokument-Upload (PDF, DOCX, XLSX, TXT, CSV und Bilder), Google Drive, Upload von Meeting-Transkripten, Telegram und Slack. Das Hinzufügen von Daten erfordert einen Professional-Tarif oder höher oder die kostenlose Testphase. Im Starter-Tarif lassen sich keine Daten hinzufügen.

Wie lange dauert die Generierung einer Wissensdatenbank?

Die Generierungsdauer hängt von der Menge der zu verarbeitenden Daten ab. Ein kleiner Datensatz (einige Webseiten und Dokumente) ist in der Regel in 1–3 Minuten abgeschlossen. Größere Datensätze (Tausende von E-Mails, mehrere Websites) können 10–30 Minuten in Anspruch nehmen. Während der Generierung sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit und erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Kann ich die generierte Wissensdatenbank bearbeiten?

Ja. Jeder Abschnitt der generierten Wissensdatenbank ist vollständig mit einem Rich-Text-Editor bearbeitbar. Sie können Texte ändern, neue Abschnitte hinzufügen, Abschnitte neu anordnen und die Formatierung anpassen. Ihre Änderungen bleiben erhalten, wenn Sie iterative Aktualisierungen mit neuen Daten durchführen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, läuft Ihr Plan bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter. Danach wird Ihr Arbeitsbereich auf den Starter-Plan zurückgesetzt. Ihre Daten (gesammelte Quellen und Wissensdatenbanken) bleiben erhalten, aber Funktionen, die über die Starter-Limits hinausgehen, sind nicht mehr verfügbar. Sie können Ihr Abonnement jederzeit reaktivieren, um wieder Zugang zu erhalten.

Sind meine Daten sicher?

Ja. KnowStack ist CASA-zertifiziert – es hat Googles Cloud Application Security Assessment bestanden, eine unabhängige Prüfung durch TAC Security (ein autorisiertes App Defense Alliance-Labor) nach OWASP ASVS-Standards. Alle Daten werden während der Übertragung verschlüsselt (TLS), und sensible Zugangsdaten werden im Ruhezustand verschlüsselt (AES-256). OAuth-Integrationen legen Ihre Passwörter niemals offen. Die Daten sind auf Datenbankebene vollständig pro Unternehmen isoliert. Alle Erkenntnisse aus dem Sicherheits-Assessment wurden behoben und verifiziert. Weitere Details finden Sie im Abschnitt „Sicherheit“.

Können verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Teile der Wissensdatenbank sehen?

Ja. KnowStack unterstützt Zugriffskontrolle auf Abschnittsebene. Administratoren können festlegen, welche Rollen Lese-, Bearbeitungs- oder Administratorzugriff auf bestimmte Abschnitte haben. Die Funktion „Ansicht als“ ermöglicht es Administratoren, die Wissensdatenbank aus der Perspektive einer beliebigen Rolle in der Vorschau anzuzeigen, um sicherzustellen, dass die Berechtigungen korrekt gesetzt sind.

Was ist iterative Generierung?

Die iterative Generierung ermöglicht es Ihnen, eine bestehende Wissensdatenbank mit neuen Daten zu aktualisieren, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen. Wählen Sie Ihre vorhandene Wissensdatenbank als Quelle zusammen mit den neuen Daten aus – die KI führt die Inhalte intelligent zusammen, bewahrt Ihre manuellen Änderungen und löst Konflikte zwischen alten und neuen Informationen auf.

Wie funktioniert die Abrechnung der KI-Nutzung?

Jeder Tarif verfügt über ein monatliches KI-Nutzungslimit. KI-Operationen (Generierung der Wissensdatenbank, KI-Suche, Datenzusammenfassung) verbrauchen dieses Budget abhängig vom Volumen der verarbeiteten Daten. Den aktuellen Verbrauch können Sie auf der Seite „Abrechnung“ einsehen. Wenn Sie das Limit erreichen, können Sie den nächsten Abrechnungszeitraum abwarten, Ihren Tarif upgraden oder den aktuellen Betrag sofort bezahlen, um fortzufahren.

Kann ich meine Wissensdatenbank exportieren?

Ja. KnowStack unterstützt den Export als PDF (mit Unternehmensbranding und formatiertem Inhalt) sowie als CSV (für die Tabellenanalyse). Exporte werden im Hintergrund verarbeitet, und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit einem Download-Link, sobald der Export bereit ist.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Sie können die Ausgabesprache Ihrer Wissensdatenbank während der Generierung frei wählen. Die KI kann Inhalte in vielen Sprachen erstellen – unabhängig von der Sprache der Quelldaten. Das bedeutet: Sie können beispielsweise englische E-Mails einlesen und erhalten eine Wissensdatenbank auf Spanisch, Deutsch, Französisch oder in einer anderen unterstützten Sprache.

Kann KnowStack meinen Kunden antworten?

Ja. In Business, Enterprise und der kostenlosen Testphase kann Ihre Wissensdatenbank Besuchern in einem Chat-Widget auf Ihrer Website antworten, ebenso Kunden, die Ihrer Facebook-Seite oder Ihrem Instagram-Konto schreiben. Antworten in Messenger und Instagram können auf die Freigabe durch Ihr Team warten oder im Autopilot rausgehen. Hat die Wissensdatenbank keine Antwort, sagt der Chat das und übergibt den Kunden an Ihr Team. Kontaktdaten, die Kunden hinterlassen, werden als Leads gespeichert. Siehe die Abschnitte Website-Chat und Messenger & Instagram.

Welche Dateiformate kann ich hochladen, und wie groß darf eine Datei sein?

KnowStack akzeptiert PDF-, DOCX-, XLSX-, TXT-, CSV-, PNG-, JPG- und WebP-Dateien mit bis zu 25 MB pro Datei. PDFs und Bilder durchlaufen eine KI-gestützte Textextraktion, und gescannte PDFs ohne Textebene werden mit OCR gelesen. Sie können unter Quellen, dann Dokumente, mehrere Dateien auf einmal hochladen oder Dateien aus Google Drive importieren.

Wie verbinde ich mein Gmail-Konto?

Öffnen Sie in der Seitenleiste „Quellen“ und dann „E-Mails“. Klicken Sie auf „Gmail verbinden“, um sich über Google OAuth anzumelden. KnowStack sieht Ihr Passwort nie. Nach der Verbindung können Sie auswählen, welche Labels einbezogen werden, und Standardkategorien wie Werbung, Soziale Netzwerke, Updates und Foren ausschließen. Standardmäßig werden die E-Mails der letzten 6 Monate abgerufen; Sie können diesen Zeitraum jedoch zwischen 1 und 12 Monaten anpassen. Spätere Synchronisierungen rufen nur neue E-Mails ab, sodass nie Duplikate entstehen.

Werden auch E-Mail-Konten unterstützt, die kein Gmail sind?

Ja. Neben Gmail (über OAuth) können Sie jedes E-Mail-Konto per IMAP verbinden. Öffnen Sie in der Seitenleiste „Quellen“ und dann „E-Mails“ und wählen Sie „IMAP-Konto hinzufügen“. Sie benötigen die Adresse Ihres IMAP-Servers, den Port und Ihre Zugangsdaten. Gmail- und IMAP-Konten können gleichzeitig verbunden sein.

Was passiert, wenn ein Web-Crawl fehlschlägt?

Wenn beim Crawlen Fehler auftreten (Website nicht erreichbar, Zeitüberschreitungen, Zugriff blockiert), erhalten Sie eine Benachrichtigung über das Glockensymbol oben im Dashboard. Sie können einsehen, welche Seiten erfolgreich verarbeitet wurden und welche nicht, und den Crawl anschließend erneut starten. Es können nur öffentlich zugängliche Seiten gecrawlt werden – Seiten hinter Login-Schranken oder Bezahlschranken werden nicht erfasst.

Wie viele Seiten kann ich pro Website crawlen?

Das hängt von Ihrem Tarif ab. Der Starter-Tarif (kostenlos) enthält kein Web-Crawling. Professional-Tarife erlauben bis zu 100 Seiten pro Crawl. Business- und Enterprise-Tarife haben kein Seitenlimit.

Kann ich Slack und Telegram verbinden?

Ja. Slack wird über OAuth verbunden – autorisieren Sie Ihren Workspace und wählen Sie aus, welche Kanäle synchronisiert werden sollen. Der Nachrichtenverlauf wird abgerufen und im Hintergrund automatisch aktuell gehalten. Telegram wird über eine Telefonnummernverifizierung mit einem Einmalcode verbunden. Nach der Authentifizierung können Sie Nachrichten aus privaten Chats und Gruppenunterhaltungen abrufen. Beide Integrationen führen Hintergrundsynchronisierungen durch, sodass neue Nachrichten automatisch erfasst werden.

Was sind die Unterschiede zwischen den Tarifen?

Starter (kostenlos) umfasst 3 Benutzer und 3 Wissensdatenbanken, ohne KI-Funktionen und ohne Datenquellen-Integrationen. Professional bietet bis zu 10 Benutzer, unbegrenzte Wissensdatenbanken, KI-Generierung, unbegrenzte KI-Suche, 100 Crawl-Seiten, alle Datenquellen und Multi-Unternehmens-Unterstützung mit einem KI-Nutzungslimit von 10 $/Monat. Business erweitert dies auf 30 Benutzer und unbegrenztes Crawling und fügt Website-Chat, Antworten in Messenger und Instagram (bis zu 5 Facebook-Seiten), den Claude-Connector, Lead-Webhooks an Ihr CRM und HR Tests hinzu, mit einem KI-Limit von 20 $/Monat. Enterprise hebt das Benutzerlimit auf, erlaubt bis zu 20 Seiten und hat ein KI-Limit von 50 $/Monat. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Preisseite.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja. Jedes neue Konto erhält eine 14-tägige kostenlose Testphase mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, um ein KI-Guthaben von $10 freizuschalten; die KI-Nutzung während der Testphase wird nie berechnet. Jedes Unternehmen erhält eine Testphase. Sie erhalten 3 Tage vor Ende der Testphase eine Erinnerungs-E-Mail. Ohne Upgrade wechselt der Arbeitsbereich in den kostenlosen Starter-Plan und behält Ihre Daten.

Was passiert, wenn ich mein KI-Nutzungslimit erreiche?

Wenn Ihre KI-Nutzung das monatliche Limit Ihres Tarifs erreicht, werden weitere KI-Operationen (Wissensdatenbank-Generierung, KI-Suche, Zusammenfassung) bis zum nächsten Abrechnungszeitraum pausiert. Sie erhalten eine Warnmeldung, wenn Sie sich dem Limit nähern, und Ihr KI-Guthaben ist jederzeit in der Seitenleiste sichtbar. Um sofort fortzufahren, können Sie Ihren Tarif upgraden, das aktuelle Guthaben vorzeitig über die Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ begleichen oder auf den nächsten Abrechnungszeitraum warten.

Kann ich meinen Tarif jederzeit ändern oder kündigen?

Ja. Sie können Ihren Tarif jederzeit in den Unternehmenseinstellungen upgraden, downgraden oder kündigen. Upgrades werden sofort mit anteiliger Abrechnung wirksam. Downgrades und Kündigungen gelten bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums. Bei einer Kündigung bleiben Ihre Daten erhalten – Sie verlieren lediglich den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen. Sie können Ihr Abonnement jederzeit vor Ablauf des Zeitraums wieder aktivieren.

Wie tief kann die Struktur meiner Wissensdatenbank gehen?

Wissensdatenbanken verwenden eine strikte zweistufige Hierarchie: Abschnitte auf oberster Ebene und Unterabschnitte innerhalb dieser. Inhaltsblöcke (Absätze, Listen, Hinweise usw.) können nur zu Blattabschnitten hinzugefügt werden – also zu Abschnitten, die keine Unterabschnitte haben. Dies hält Ihre Wissensdatenbank übersichtlich und navigierbar. Abschnitte und Unterabschnitte können per Drag-and-Drop neu angeordnet werden.

Kann ich sehen, wer Änderungen an der Wissensdatenbank vorgenommen hat?

Ja. Jede Wissensdatenbank verfügt über einen Verlaufs-Drawer, der alle Bearbeitungen mit Zeitstempel und dem jeweiligen Benutzer aufzeichnet. Änderungen werden sowohl auf Abschnittsebene (erstellt, aktualisiert, verschoben, gelöscht) als auch auf Blockebene (erstellt, aktualisiert, gelöscht, neu angeordnet) verfolgt. Sie können die vollständige Bearbeitungshistorie einsehen und nachvollziehen, wie sich Ihre Wissensdatenbank entwickelt hat.

Welche Inhaltsblock-Typen stehen im Wissensdatenbank-Editor zur Verfügung?

Der Editor unterstützt Absätze, Aufzählungslisten, nummerierte Listen, Überschriften, Hinweise (hervorgehobene Tipp-Boxen), Warnungen (Vorsicht-Boxen), Code-Blöcke, Zitate, Beispiele, Zusammenfassungen und Tabellen. Blöcke lassen sich über einen Rich-Text-Editor mit Drag-and-Drop-Unterstützung hinzufügen, bearbeiten, löschen und neu anordnen.

Werden meine manuellen Bearbeitungen durch eine erneute Generierung der Wissensdatenbank überschrieben?

Nicht automatisch. Wenn Sie die iterative Generierung verwenden, um eine Wissensdatenbank mit neuen Daten zu aktualisieren, erkennt KnowStack alle manuellen Änderungen, die Sie vorgenommen haben. Nicht konfliktbehaftete Änderungen werden automatisch zusammengeführt. Falls der neue KI-Inhalt mit einer Ihrer Bearbeitungen in Konflikt steht, führt Sie ein Konfliktlösungs-Assistent durch die Auswahl der zu behaltenden Version. Ihre Bearbeitungen werden niemals stillschweigend überschrieben.

Wie funktionieren Benachrichtigungen?

Benachrichtigungen erscheinen beim Glockensymbol in der oberen Leiste. Einige Ereignisse, etwa Ergebnisse der Wissensdatenbank-Generierung und Antworten auf Support-Tickets, können je nach Ihrer Auswahl unter Einstellungen, Benachrichtigungen auch per E-Mail gesendet werden. Sie können außerdem Telegram verbinden und wählen, welche Benachrichtigungen Sie dort erreichen, darunter Meldungen zu Kundenchats mit Schaltflächen, um eine Unterhaltung zu übernehmen, einen Entwurf freizugeben oder den Status eines Leads zu setzen.

Gibt es ein Aktivitätsprotokoll?

Ja. Der Aktivitäts-Stream verfolgt alle Aktionen in Ihrem Workspace – Benutzerverwaltung, Berechtigungsänderungen, Bearbeitungen der Wissensdatenbank, Datenerfassungsaufgaben und mehr. Sie können nach Teammitglied, Ereigniskategorie und Zeitraum filtern (heute, letzte 7 Tage, letzte 30 Tage oder benutzerdefinierter Zeitraum). Aktivitätsdaten werden 120 Tage lang gespeichert.

Wie erhalte ich Hilfe, wenn ich ein Problem habe?

Nutzen Sie das Support-Ticket-System, das Sie über den Bereich „Hilfe“ in der Seitenleiste erreichen. Reichen Sie ein Ticket ein, das Ihr Problem beschreibt, fügen Sie bei Bedarf Dateien an, und unser Team antwortet Ihnen in einem Thread. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Ihr Ticket eine Antwort erhält oder sich sein Status ändert. Alle Ihre Tickets und deren aktuellen Status können Sie auf der Support-Seite einsehen.

Kann ich KnowStack für mehrere Unternehmen oder Abteilungen nutzen?

Die Unterstützung mehrerer Unternehmen ist in den Professional-, Business- und Enterprise-Tarifen verfügbar. Jeder Unternehmens-Workspace verfügt über eigene Daten, Wissensdatenbanken, Teammitglieder und Abrechnung – vollständig voneinander getrennt. Dies ist besonders nützlich für Agenturen, die mehrere Kunden verwalten, oder für Organisationen mit eigenständigen Geschäftsbereichen. Der kostenlose Starter-Tarif unterstützt ein einzelnes Unternehmen.

Verfügt KnowStack über einen Dunkelmodus?

Ja. Aktivieren Sie den Dunkelmodus über den Design-Schalter im Dashboard. Ihre Einstellung wird gespeichert und bleibt sitzungsübergreifend erhalten. Das dunkle Design gilt für alle Dashboard-Seiten, einschließlich des Wissensdatenbank-Editors, der Datenerfassung und der Einstellungen.

Was passiert, wenn ich mein Konto lösche?

Die Kontolöschung entfernt Ihre Benutzerdaten dauerhaft. Ein Hintergrundprozess verarbeitet die Löschung, um sicherzustellen, dass alle zugehörigen Daten bereinigt werden. Support-Tickets, die Sie zuvor eingereicht haben, behalten einen Snapshot Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse zur Nachvollziehbarkeit, aber Ihr Konto und Ihre persönlichen Daten werden entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Kann ich anpassen, welche Gmail-Kategorien ausgeschlossen werden?

Ja. Bei der Konfiguration Ihrer Gmail-Verbindung können Sie bestimmte Kategorieausschlüsse aktivieren oder deaktivieren – Werbung, Soziale Netzwerke, Updates und Foren. Standardmäßig sind diese Kategorien ausgeschlossen, damit Ihre Daten auf relevante Korrespondenz fokussiert bleiben. Sie können jedoch einzelne oder alle Kategorien einschließen, wenn diese E-Mails wertvolles Wissen für Ihr Team enthalten.

Wie funktionieren Team-Einladungen?

Gehen Sie zu den Team-Einstellungen, um neue Mitglieder per E-Mail einzuladen. Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, um Ihrem Arbeitsbereich beizutreten. Ausstehende Einladungen haben ein Ablaufdatum und können jederzeit erneut gesendet oder widerrufen werden. Sobald ein Mitglied beigetreten ist, können Sie seine Rolle zuweisen, um den Zugriff und die Bearbeitungsrechte zu steuern. Rollenänderungen und das Entfernen von Mitgliedern werden im Aktivitätsverlauf protokolliert und lösen Benachrichtigungen aus.

Was ist ein Lead, und wo finde ich Leads?

Ein Lead ist ein Kunde, der im Website-Chat, im Messenger oder auf Instagram eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlassen hat. KnowStack speichert ihn automatisch. Öffnen Sie den Kanal unter „Kommunikation“ und klicken Sie auf „Leads“, um sie zu sehen, ihren Status zu setzen (Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Gewonnen, Verloren), das Gespräch zu öffnen, aus dem sie stammen, oder sie als CSV zu exportieren. Lead-Webhooks können jeden neuen Lead an Ihr CRM senden.

Kann ich eine Wissensdatenbank an ein anderes Unternehmen weitergeben?

Ja. Öffnen Sie die Wissensdatenbank, klicken Sie auf „Teilen“ und dann auf „Kopie senden…“ und geben Sie die E-Mail-Adresse einer Person im anderen Unternehmen ein. Bis sie annimmt, wird nichts kopiert. Danach gehört ihr eine unabhängige Kopie: Spätere Änderungen auf beiden Seiten bleiben getrennt.