Eine Kopie an ein anderes Unternehmen senden
Sie können eine Kopie einer Wissensdatenbank an jemanden in einem anderen Unternehmen senden, zum Beispiel an einen Partner, einen Kunden oder an ein zweites eigenes Unternehmen. Die Person entscheidet, ob sie die Kopie annimmt. Bis dahin wird nichts kopiert, und danach hat jede Seite ihre eigene, unabhängige Wissensdatenbank.
Wer eine Kopie senden kann
Die Schaltfläche „Teilen“ im Kopf der Wissensdatenbank sehen Personen, deren Rolle den Zugriff auf Wissensdatenbanken oder die Benutzer verwalten darf, etwa Company Admin. Um eine Kopie zu senden, brauchen Sie außerdem Zugriff auf die gesamte Wissensdatenbank. Sind Ihnen einige Abschnitte verborgen, sehen Sie „Sie brauchen Zugriff auf die gesamte Wissensdatenbank, um eine Kopie davon zu senden.“
Eine Kopie senden
- Öffnen Sie die Wissensdatenbank und klicken Sie auf „Teilen“ und dann auf „Kopie senden…“.
- Geben Sie unter „E-Mail-Adresse der Person“ die E-Mail-Adresse ein, mit der sich die Person bei KnowStack anmeldet, und klicken Sie auf „Suchen“.
- Wählen Sie unter „Hinzufügen zu“ das Unternehmen, an das die Kopie gehen soll. Aufgeführt sind nur Unternehmen, in denen die Person Wissensdatenbanken erstellen darf.
- Optional: Schreiben Sie unter „Notiz (optional)“ eine kurze Notiz.
- Klicken Sie auf „Kopie senden“. Sie sehen „Gesendet.“ mit dem Namen der Person: Sie findet das Angebot in ihren Benachrichtigungen.
Gehört die Adresse niemandem, der eine Kopie empfangen kann, sehen Sie „Kein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse kann Wissensdatenbanken empfangen.“ Die Meldung ist unabhängig vom Grund immer dieselbe, damit sich mit der Suche nicht prüfen lässt, wer ein Konto hat.
Die empfangende Person braucht ein verifiziertes KnowStack-Konto. Das Unternehmen, an das die Kopie geht, muss in seinem Tarif Platz für eine weitere Wissensdatenbank haben.
Was die empfangende Person sieht
Die empfangende Person erhält eine Benachrichtigung mit dem Titel „Eine Wissensdatenbank wurde mit Ihnen geteilt“ und eine E-Mail. Darüber öffnet sie eine Seite, die zeigt, wer die Kopie gesendet hat, aus welchem Unternehmen sie kommt, zu welchem Unternehmen sie hinzugefügt wird, wie viele Abschnitte sie hat, wann das Angebot abläuft und Ihre Notiz. Die Person klickt auf „Kopie annehmen“ oder „Ablehnen“.
Nimmt sie an, kopiert KnowStack die Wissensdatenbank in ihrem Zustand zu diesem Zeitpunkt, nicht in dem Zustand beim Senden. Die Kopie gehört der Person, die sie angenommen hat. Ihr Kopf zeigt „Kopiert von“ und den Namen Ihres Unternehmens.
Was kopiert wird
| Kopiert | Nicht kopiert |
|---|---|
| Alle Abschnitte und Unterabschnitte in derselben Reihenfolge | Der Verlauf der Abschnitte |
| Alle Texte, Listen, Tabellen und anderen Blöcke | Zugriffseinstellungen für Rollen |
| Bilder | Die Quellen, aus denen die Wissensdatenbank generiert wurde |
| Die Ausgabesprache | Connector-Tokens und Exporte |
Danach sind die beiden Wissensdatenbanken getrennt. Ihre späteren Änderungen erreichen die Kopie nicht, und Änderungen an der Kopie erreichen Ihre Wissensdatenbank nicht.
Warten, Zurückziehen und Ablauf
- Ihre offenen Angebote für eine Wissensdatenbank stehen im Fenster „Kopie senden“ unter „Wartet auf Antwort“. Klicken Sie auf „Zurückziehen“, um eines zu stornieren.
- Ein Angebot läuft nach 30 Tagen ab. Die empfangende Person sieht dann „Diese Kopie ist nicht mehr verfügbar.“
- Senden Sie erneut an dieselbe Person und dasselbe Unternehmen, ersetzt das das offene Angebot, mit der neuen Notiz und einem neuen Ablaufdatum.
- Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Person annimmt oder ablehnt.
- Wird die Wissensdatenbank, Ihr Unternehmen oder Ihr Konto gelöscht, werden offene Angebote storniert.
Eine Kopie senden ist nicht dasselbe wie Zugriff geben. Damit Personen in Ihrem eigenen Unternehmen eine Wissensdatenbank lesen können, nutzen Sie stattdessen „Zugriff verwalten“. Siehe Zugriffskontrolle.