Envoyer une copie à une autre entreprise
Vous pouvez envoyer une copie d'une base de connaissances à quelqu'un d'une autre entreprise, par exemple un partenaire, un client ou une seconde entreprise à vous. Le destinataire décide de l'accepter ou non. Rien n'est copié avant son acceptation, et ensuite chaque côté a sa propre base de connaissances, indépendante.
Qui peut envoyer une copie
Le bouton « Partager » de l'en-tête de la base de connaissances s'affiche pour les personnes dont le rôle peut gérer l'accès aux bases de connaissances ou gérer les utilisateurs, comme Company Admin. Pour envoyer une copie, il vous faut aussi l'accès à toute la base de connaissances. Si certaines sections vous sont masquées, vous voyez « Vous devez avoir accès à toute la base de connaissances pour en envoyer une copie. »
Envoyer une copie
- Ouvrez la base de connaissances et cliquez sur « Partager », puis sur « Envoyer une copie… ».
- Sous « E-mail du destinataire », saisissez l'adresse e-mail que la personne utilise pour se connecter à KnowStack et cliquez sur « Rechercher ».
- Sous « L'ajouter à », choisissez l'entreprise qui doit recevoir la copie. Seules les entreprises où cette personne peut créer des bases de connaissances sont listées.
- Facultatif : écrivez un court message sous « Note (facultatif) ».
- Cliquez sur « Envoyer la copie ». Vous voyez « Envoyé. » avec son nom : la personne trouvera l'offre dans ses notifications.
Si l'adresse n'appartient pas à une personne qui peut recevoir une copie, vous voyez « Aucun utilisateur avec cet e-mail ne peut recevoir de bases de connaissances. » Le message est le même quelle que soit la raison : la recherche ne permet donc pas de vérifier qui a un compte.
Le destinataire doit avoir un compte KnowStack vérifié. L'entreprise qui reçoit la copie doit avoir de la place pour une base de connaissances de plus dans le cadre de son plan.
Ce que voit le destinataire
Le destinataire reçoit une notification intitulée « Une base de connaissances a été partagée avec vous », ainsi qu'un e-mail. Elle ouvre une page qui indique qui l'a envoyée, de quelle entreprise elle vient, à quelle entreprise elle sera ajoutée, combien de sections elle compte, quand l'offre expire, ainsi que votre note. Le destinataire clique sur « Accepter la copie » ou « Refuser ».
À l'acceptation, KnowStack copie la base de connaissances telle qu'elle est à ce moment-là, et non telle qu'elle était lors de l'envoi. La copie appartient à la personne qui l'a acceptée. Son en-tête affiche « Copiée depuis » et le nom de votre entreprise.
Ce qui est copié
| Copié | Non copié |
|---|---|
| Toutes les sections et sous-sections, dans le même ordre | L'historique des sections |
| Tout le texte, les listes, les tableaux et les autres blocs | Les réglages d'accès par rôle |
| Les images | Les sources à partir desquelles la base de connaissances a été générée |
| La langue de sortie | Les jetons de connecteur et les exports |
Ensuite, les deux bases de connaissances sont séparées. Vos modifications ultérieures n'atteignent pas leur copie, et leurs modifications n'atteignent pas la vôtre.
Attente, retrait et expiration
- Vos offres en attente pour une base de connaissances sont listées sous « En attente de réponse » dans la fenêtre « Envoyer une copie ». Cliquez sur « Retirer » pour en annuler une.
- Une offre expire au bout de 30 jours. Le destinataire voit alors « Cette copie n'est plus disponible. »
- Un nouvel envoi à la même personne et à la même entreprise remplace l'offre en attente, avec la nouvelle note et une nouvelle date d'expiration.
- Vous recevez une notification quand le destinataire accepte ou refuse.
- Si la base de connaissances, votre entreprise ou votre compte est supprimé, les offres en attente sont annulées.
Envoyer une copie n'est pas la même chose que donner un accès. Pour permettre à des personnes de votre propre entreprise de lire une base de connaissances, utilisez plutôt « Gérer les accès ». Voir Contrôle d'accès.