Wysyłanie kopii do innej firmy
Możesz wysłać kopię bazy wiedzy komuś z innej firmy, na przykład partnerowi, klientowi albo do swojej drugiej firmy. Odbiorca decyduje, czy ją przyjąć. Nic nie jest kopiowane, dopóki jej nie przyjmie, a potem każda strona ma własną, niezależną bazę wiedzy.
Kto może wysłać kopię
Przycisk „Udostępnij” w nagłówku bazy wiedzy widzą osoby, których rola może zarządzać dostępem do bazy wiedzy lub zarządzać użytkownikami, na przykład Company Admin. Aby wysłać kopię, potrzebujesz też dostępu do całej bazy wiedzy. Jeśli niektóre sekcje są przed Tobą ukryte, zobaczysz „Aby wysłać kopię, potrzebujesz dostępu do całej bazy wiedzy.”
Wysyłanie kopii
- Otwórz bazę wiedzy i kliknij „Udostępnij”, a potem „Wyślij kopię…”.
- W polu „E-mail odbiorcy” wpisz adres e-mail, którym ta osoba loguje się do KnowStack, i kliknij „Szukaj”.
- W polu „Dodaj do” wybierz firmę, do której ma trafić kopia. Na liście są tylko firmy, w których ta osoba może tworzyć bazy wiedzy.
- Opcjonalnie: napisz krótką wiadomość w polu „Notatka (opcjonalnie)”.
- Kliknij „Wyślij kopię”. Zobaczysz „Wysłano.” z imieniem odbiorcy: ofertę znajdzie w swoich powiadomieniach.
Jeśli adres nie należy do osoby, która może otrzymać kopię, zobaczysz „Żaden użytkownik z tym adresem e-mail nie może otrzymywać baz wiedzy.” Komunikat jest taki sam bez względu na powód, więc wyszukiwania nie da się użyć do sprawdzania, kto ma konto.
Odbiorca potrzebuje zweryfikowanego konta KnowStack. Firma, do której trafia kopia, musi mieć w swoim planie miejsce na kolejną bazę wiedzy.
Co widzi odbiorca
Odbiorca dostaje powiadomienie zatytułowane „Udostępniono Ci bazę wiedzy” oraz e-mail. Prowadzą one do strony, która pokazuje, kto wysłał kopię, z jakiej firmy pochodzi, do jakiej firmy zostanie dodana, ile ma sekcji, kiedy oferta wygasa, oraz Twoją notatkę. Odbiorca klika „Przyjmij kopię” lub „Odrzuć”.
Gdy odbiorca przyjmie kopię, KnowStack kopiuje bazę wiedzy w jej stanie z tej chwili, a nie z chwili wysłania. Kopia należy do osoby, która ją przyjęła. Jej nagłówek pokazuje „Skopiowano z” i nazwę Twojej firmy.
Co jest kopiowane
| Kopiowane | Niekopiowane |
|---|---|
| Wszystkie sekcje i podsekcje, w tej samej kolejności | Historia sekcji |
| Cały tekst, listy, tabele i inne bloki | Ustawienia dostępu dla ról |
| Obrazy | Źródła, z których wygenerowano bazę wiedzy |
| Język wyjściowy | Tokeny konektora i eksporty |
Od tej chwili obie bazy wiedzy są niezależne. Twoje późniejsze zmiany nie trafiają do kopii odbiorcy, a jego zmiany nie trafiają do Twojej bazy.
Oczekiwanie, wycofanie i wygaśnięcie
- Twoje oczekujące oferty dla danej bazy wiedzy są wymienione w sekcji „Czeka na odpowiedź” w oknie „Wyślij kopię”. Kliknij „Wycofaj”, aby anulować ofertę.
- Oferta wygasa po 30 dniach. Odbiorca widzi wtedy „Ta kopia nie jest już dostępna.”
- Ponowne wysłanie do tej samej osoby i firmy zastępuje oczekującą ofertę, z nową notatką i nową datą wygaśnięcia.
- Dostajesz powiadomienie, gdy odbiorca przyjmie lub odrzuci kopię.
- Jeśli baza wiedzy, Twoja firma lub Twoje konto zostaną usunięte, oczekujące oferty są anulowane.
Wysłanie kopii to nie to samo co nadanie dostępu. Aby osoby z Twojej firmy mogły czytać bazę wiedzy, użyj zamiast tego „Zarządzaj dostępem”. Zobacz Kontrola dostępu.