Mit Leads arbeiten
Ein Lead ist ein Kunde, der in einem Ihrer Chats eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlassen hat: im Website-Chat, im Messenger oder auf Instagram. KnowStack speichert ihn für Sie, damit ein Kontakt nie in einem langen Gespräch verloren geht. Jeder Kanal hat seinen eigenen Tab „Leads“, in dem Ihr Team nachfasst und festhält, wie es gelaufen ist.
Wie aus einem Chat ein Lead wird
- Jede Nachricht eines Kunden wird in allen drei Kanälen auf eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer geprüft. Die Prüfung läuft auch, wenn eine Person das Gespräch übernommen hat, wenn es pausiert ist und außerhalb der Geschäftszeiten.
- Im Website-Chat bietet das Widget außerdem eine Kontaktkarte an, wenn die KI keine Antwort hat oder der Besucher nach einer Person fragt. Die Karte hat ein Feld für die E-Mail-Adresse und eines für die Telefonnummer; eines von beiden genügt.
- Nachrichten, die KnowStack nachgeholt hat, weil Meta sie nicht zugestellt hatte, werden ebenfalls geprüft. Siehe Messenger & Instagram, Nachgeholte Nachrichten.
Jedes Gespräch ergibt höchstens einen Lead. Fügt der Kunde später eine Telefonnummer hinzu oder erfährt die KI im Website-Chat seinen Namen, werden die leeren Felder ergänzt. Bereits gespeicherte Angaben werden nie überschrieben. Ein Name allein erzeugt keinen Lead.
Die Prüfung ist bewusst großzügig: Eine lange Zahl wie eine Bestellnummer kann als Telefonnummer gespeichert werden. Markieren Sie solche Leads als „Verloren“ oder löschen Sie sie.
Wo Sie Leads finden
- Öffnen Sie in der Seitenleiste „Kommunikation“ und wählen Sie „Website-Chat“, „Messenger“ oder „Instagram“.
- Klicken Sie auf den Tab „Leads“. Die Zahl auf dem Tab zählt alle Leads dieses Kanals.
Sie sehen die Leads der Kanäle, die Ihre Rolle öffnen darf. Leads sind zusammen mit den Chat-Kanälen in Business, Enterprise und der kostenlosen Testphase enthalten.
Die Tabelle lesen
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| „Kontakt“ | Der Name („Kein Name angegeben“, wenn keiner vorliegt), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Seite, auf der der Website-Chat begann, und die Herkunft der Angaben: „Aus dem Formular“ (die Kontaktkarte auf der Website) oder „Aus einer Nachricht“ |
| „Status“ | Der Status des Leads, wer ihn zuletzt geändert hat und wann |
| „Gespräch“ | „Chat öffnen“ führt Sie zu dem Gespräch, aus dem der Lead stammt |
| „Ihre Frage“ | Die Frage, die die KI nicht beantworten konnte, oder die Nachricht des Kunden |
| „Erfasst“ | Wann der Lead gespeichert wurde |
Mit dem Suchfeld finden Sie einen Lead nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Frage, und mit den Status-Schaltflächen über der Tabelle zeigen Sie nur einen Status an. Die Tabelle zeigt jeweils 50 Leads; klicken Sie auf „Mehr laden“ für ältere.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| „Neu“ | Noch hat sich niemand gemeldet. Jeder Lead beginnt hier |
| „Kontaktiert“ | Jemand aus Ihrem Team hat geschrieben oder angerufen |
| „Qualifiziert“ | Der Kunde ist ein echter Interessent |
| „Gewonnen“ | Der Kunde hat gekauft |
| „Verloren“ | Kein Verkauf oder kein echter Lead |
Um einen Status zu ändern, klicken Sie in der Zeile auf den Status und wählen Sie einen anderen. Sie können ihn auch aus Telegram ändern: Lead-Meldungen haben die Schaltflächen „Kontaktiert“, „Qualifiziert“, „Gewonnen“ und „Verloren“, und die Kopie der Meldung bei jedem Teammitglied zeigt den neuen Status. Siehe Konto & Einstellungen, Telegram-Benachrichtigungen.
Einen Status ändern oder einen Lead löschen erfordert die Verwaltungsberechtigung für diesen Kanal: „Website-Chat“ für den Website-Chat, „Messenger-Antworten“ für Messenger und Instagram. Personen, die den Kanal nur ansehen dürfen, können Leads lesen, durchsuchen und exportieren.
Exportieren und löschen
- „CSV exportieren“ lädt die Leads des Kanals herunter, in dem Sie sich befinden, mit dem gewählten Statusfilter, bis zu 5.000 Zeilen. Der Suchtext wird beim Export nicht angewendet.
- Um einen Lead zu löschen, öffnen Sie das Menü am Ende der Zeile und wählen Sie „Lead löschen“. Die Kontaktdaten werden für alle entfernt, auch aus den Telegram-Meldungen. Das Gespräch selbst bleibt erhalten.
Benachrichtigungen über neue Leads
Wird ein Lead gespeichert, erhalten alle, die diesen Kanal verwalten dürfen, eine Benachrichtigung in der Glocke und in Telegram, wenn sie „Kunde hat Kontaktdaten hinterlassen“ eingeschaltet haben. Lead-Benachrichtigungen werden nicht per E-Mail gesendet. Spätere Angaben zum selben Lead lösen keine weitere Benachrichtigung aus.
Leads an Ihr CRM senden
Um jeden neuen Lead gleich nach dem Speichern in Ihrem CRM, in Zapier, Make oder n8n zu erhalten, fügen Sie einen Lead-Webhook hinzu. Siehe Integrationen, Webhooks für neue Leads. Der Status eines Leads bleibt in KnowStack und wird nicht an das CRM gesendet.