Rollen & Berechtigungen
Rollen legen fest, was jedes Teammitglied in KnowStack tun kann. Jedem Benutzer wird eine Rolle im Unternehmens-Workspace zugewiesen, die bestimmt, auf welche Funktionen und Daten er zugreifen darf.
Standardrollen
Jeder neue Workspace startet mit drei Standardrollen:
| Rolle | Beschreibung | Zugriffsebene |
|---|---|---|
| Company Admin | Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen | Kann Benutzer, Rollen, Abrechnung, Datenerfassung, Inhaltsgenerierung und alle Wissensdatenbank-Inhalte verwalten |
| Editor | Kann Daten erfassen, Wissensdatenbanken generieren und Inhalte bearbeiten | Zugriff auf „Quellen“, die Generierung von Wissensdatenbanken und vollständige Bearbeitung der Wissensdatenbank |
| Viewer | Nur-Lese-Zugriff auf Wissensdatenbanken | Kann Wissensdatenbanken anzeigen und durchsuchen, aber nicht bearbeiten, Daten erfassen oder Inhalte generieren |
Benutzerdefinierte Rollen erstellen
- Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie den Tab „Team“ und klicken Sie dann auf den Unter-Tab „Rollen“.
- Klicken Sie auf „Rolle erstellen“, um den Rollen-Editor zu öffnen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre neue Rolle ein.
- Markieren Sie die Berechtigungen, die die Rolle haben soll: „Wissensdatenbanken erstellen“, „Datenerfassung verwalten“, „Inhaltsgenerierung verwalten“, „Zugriff auf Wissensdatenbanken verwalten“, „Aktivitätsprotokoll ansehen“ sowie die Gruppen „Unternehmensteam verwalten“, „HR-Tests“, „Audits“, „Messenger-Antworten“ und „Website-Chat“.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um die Rolle zu erstellen.
Berechtigungsübersicht
| Berechtigung | Was sie steuert |
|---|---|
| Wissensdatenbanken erstellen | Kann neue leere Wissensdatenbanken anlegen |
| Datenerfassung verwalten | Zugriff auf „Quellen“ in der Seitenleiste: Websites crawlen, E-Mail verbinden, Dokumente hochladen, aus Google Drive importieren usw. |
| Inhaltsgenerierung verwalten | Kann Wissensdatenbanken mit „Basis generieren“ erstellen |
| Unternehmensteam verwalten | Kann Teammitglieder einladen und entfernen, ihre Rollen ändern sowie Rollen erstellen, bearbeiten und löschen |
| Zugriff auf Wissensdatenbanken verwalten | Kann Zugriffsberechtigungen auf Abschnittsebene für Wissensdatenbanken festlegen |
| Aktivitätsprotokoll ansehen | Kann die Seite „Aktivitätsstream“ mit allen Aktivitäten im Unternehmen anzeigen |
| HR-Tests | Kann HR-Tests erstellen, zuweisen und bewerten sowie ihre Ergebnisse einsehen |
| Audits | Kann Audit-Checklisten erstellen und durchführen sowie ihre Ergebnisse einsehen |
| Messenger-Antworten | Messenger und Instagram: Seiten verbinden, Antworteinstellungen ändern, Antworten senden, Leads verwalten |
| Website-Chat | Website-Chat: Widget einrichten, Besuchern antworten, Leads verwalten |
| Abrechnung | Nicht im Rollen-Editor. Unternehmensadministratoren verwalten Tarif, Rechnungen und KI-Nutzung |
Rollen bearbeiten und löschen
- Bearbeiten -- Klicken Sie auf eine beliebige Rolle in der Rollenliste, um den Rollen-Editor zu öffnen. Passen Sie die Berechtigungen an und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
- Löschen -- Klicken Sie bei einer benutzerdefinierten Rolle auf die Schaltfläche zum Löschen, um sie zu entfernen. Benutzer mit dieser Rolle müssen anschließend einer anderen Rolle zugewiesen werden.
- Standardrollen (Firmenadministrator, Bearbeiter, Betrachter) können angepasst, aber nicht gelöscht werden.
Seien Sie vorsichtig beim Ändern von Rollen, die aktiv Teammitgliedern zugewiesen sind. Berechtigungsänderungen werden sofort wirksam – betroffene Benutzer erhalten oder verlieren den Zugriff in Echtzeit.